Fattura elettronica

È stata introdotta in con la legge finanziaria 2008,nell’ambito delle linee di azione dell’Unione europea («i2010») che incoraggia gli Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti, le pubbliche amministrazioni italiane sono obbligate a emetterle dal 6 giugno 2014. Consiste in un documento elettronico prodotto in formato XML, secondo gli standard tecnici definiti da Sogei, il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile; è la sola tipologia di fattura accettata dagli enti di PA che, secondo le disposizioni di legge, sono tenuti ad avvalersi del Sistema di Interscambio

Caratteristiche

La fattura elettronica per essere immutabile e non alterabile, deve poter attestare la data di emissione, l’autenticità della provenienza, e l’integrità del contenuto.

Le normative nazionale e comunitaria prevedono:

  • L’apposizione, su ciascuna fattura, della firma elettronica (in Italia si deve parlare di firma digitale, ossia una firma elettronica qualificata che impiega un algoritmo di cifratura a chiave asimmetrica);
  • L’utilizzo del sistema di Electronic Data Interchange – E.D.I. -, a condizione che siano rispettate le raccomandazioni contenute nella Direttiva CE n. 94/820/CE del 19/10/2004, che in Italia si chiama SdI (Sistema di Interscambio).

Obblighi amministrativi e fiscali

La fattura elettronica è, da un punto di vista contenutistico, del tutto equivalente ad una fattura cartacea e, come questa, deve essere annotata in appositi registri, secondo le indicazioni fornite dall’art. 12, comma 2, del D.P.R. 633/72 e integrate dal D.Lgs. 52/2004.

Pertanto, l’individuazione esatta della data di emissione della fattura, come nel caso delle tradizionali fatture cartacee, assume particolare rilievo nelle seguenti tipologie:

  • Fatture attive – In riferimento agli obblighi di annotazione entro 15 giorni dalla data di emissione su apposito registro ai sensi dell’art. 23 del D.P.R. n. 633/1972
  • Fatture passive – Per la previsione contenuta nell’art. 1 del D.P.R. 100/1998 (IVA);

Data di formazione e data di emissione

Pertanto l’apposizione delle firma elettronica qualificata non è la data di emissione, ma la data di formazione della fattura elettronica.La C.M. 45/E del 19 ottobre 2005 associa l’apposizione del riferimento temporale con il momento della formazione della fattura elettronica; in pratica l’equivalente della stampa su carta per la fattura tradizionale, ossia il momento in cui il documento inizia ad esistere.

La data di emissione, dalla quale decorrono gli obblighi indicati in precedenza, si determina come segue:

  • Fatture analogiche: è la data indicata in fattura ai sensi della C.M. 134/E del 5 agosto 1994
  • Fatture elettroniche: è la data indicata in fattura che è da ritenersi coincidente, in assenza di ogni altra specifica indicazione, con la data di trasmissione e ricezione[1], ai sensi dell’art. 21 comma 1 del D.P.R. 633/1972.

Un’ulteriore conferma dell’interpretazione proposta deriva dall’art. 3 del D.P.R. 68/2005 e dall’art. 45 del D.Lgs. n. 82/2005, in base ai quali “il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario, se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato”.

La data di emissione della fattura elettronica determinata come indicato sopra ha un impatto significativo sui sistemi gestionali, in quanto:

  • Per l’emittente c’è la necessità di allineare la data di emissione indicata in fattura (data facciale) con la data di emissione risultante dall’invio elettronico, poiché è da questa che decorrono gli obblighi di legge.
  • Per il ricevente, sussiste la necessità di acquisire la data di ricezione della fattura elettronica.

Attuazione della fatturazione elettronica

La normativa (nuovo comma 3 art. 21 D.P.R. 633/1972) prescrive la stipula di uno specifico accordo tra mittente e destinatario della fattura in modo da stabilire con precisione gli elementi di qualificazione dell’interscambio, quali ad esempio:

  • Modalità tecnica;
  • Standard utilizzato;
  • Periodicità della trasmissione dei documenti;
  • Momento dell’emissione da parte del mittente;
  • Momento della ricezione da parte del destinatario.

Un quadro di riferimento

È maturato in questi ultimi anni un forte interesse in molti settori e in molte sedi istituzionali sul tema della fatturazione elettronica . Il concetto stesso di fatturazione elettronica si presta però a molteplici interpretazioni che partono da prospettive molto diverse in termini di processi impattati, funzioni aziendali coinvolte, tecnologie abilitanti e quindi benefici attesi. Un primo modello interpretativo fa riferimento alla fattura come documento in sé e alla fatturazione come processo in sé: assumendo la prospettiva della fatturazione elettronica “in senso stretto”.

La fatturazione elettronica in senso stretto

Nella prospettiva della fatturazione elettronica “in senso stretto” la fattura è il documento amministrativo per eccellenza, il più importante documento aziendale in grado di rappresentare nel tempo un’operazione commerciale, e da cui scaturiscono risvolti fiscali (detrazione dell’IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziari (la gestione del credito e la riconciliazione della fatture ai pagamenti ed agli incassi). La fatturazione è dunque intesa come quel processo che parte dalla composizione della fattura – in generale da parte del fornitore di beni/servizi – e si conclude generalmente con l’archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente secondo quanto prescritto per legge e che può prevedere, se richiesto dall’Agenzia delle Entrate, la messa a disposizione delle fatture conservate per accertamenti fiscali.

In questo contesto con fatturazione elettronica ci si riferisce alla possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, come introdotto nell’ordinamento europeo dalla Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 e in Italia dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 di recepimento della direttiva europea e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 (cfr. Il quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva). Il quadro legislativo di fatto regola diversi modelli di “ fatturazione elettronica ”, dalla semplice trasmissione elettronica delle fatture alla fatturazione elettronica in senso proprio. Nello specifico, i tre principali scenari considerati prevedono:

  • la trasmissione telematica delle fatture (o “fatturazione telematica”), quando la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura avviene utilizzando un canale telematico, ma resta obbligatoria sia da parte dell’emittente che del destinatario la “materializzazione” (stampa su supporto cartaceo) del documento;
  • la conservazione sostitutiva delle fatture, ossia quel processo che permette di conservare le fatture in formato digitale in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità, mantenendo piena validità legale e fiscale;
  • la fatturazione elettronica propriamente detta, dove la fattura elettronica – in formato digitale provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) – nasce, viene trasmessa e viene conservata sia dall’emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato elettronico.

La maturità del quadro normativo in Itali

La possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, è stata introdotta nell’ordinamento italiano dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001, e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Decorsi tre anni dalla loro emanazione, e con la pubblicazione da parte dell’Amministrazione Finanziaria delle Circolari interpretative necessarie a chiarire le novità introdotte, si può oggi affermare che il quadro normativo di riferimento risulta ragionevolmente completo e chiaro. Il quadro è ragionevolmente completo, anche alla luce della Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 che ha specificato meglio alcuni elementi su cui vi era incertezza di interpretazione. Nonostante manchino all’appello un paio di provvedimenti, come indicato dalla Circolare stessa ([1] provvedimento di cui all’art. 5 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, che dovrà riportare gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare alle competenti Agenzie fiscali; [2] provvedimento di cui all’art. 6 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, che dovrà riportare le modalità per l’esibizione in via telematica dei documenti conservati digitalmente), il quadro normativo consente l’immediata adozione di soluzioni di fatturazione elettronica o di conservazione sostitutiva con rischi legati all’incertezza interpretativa estremamente limitati o pressoché nulli. Con l’approvazione della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 art. 209, 210, 211, 212, 213 (Conv. Legge finanziaria 2008) è stato, infine, introdotto l’obbligo di emettere fatture esclusivamente in formato elettronico nei confronti della Pubblica Amministrazione. Rimangono infatti molto pochi i punti su cui il legislatore non si è apertamente espresso – quali ad esempio la data emissione fattura in caso di fatturazione elettronica , la possibilità o meno di firmare a lotti nella conservazione – ed è opportuno in questo momento intendere questi aspetti come elemento di flessibilità e non di incertezza. È comunque sempre possibile interpretare i punti aperti in maniera restrittiva, mettendosi così al riparo da eventuali ulteriori provvedimenti legislativi che facciano espresse richieste sulle modalità di esecuzione dei processi di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva . Rimane in molti dei non addetti ai lavori la percezione di una normativa difficoltosa e ancora parzialmente confusa. Innegabilmente, una buona dose di complessità deriva dalla confluenza e contaminazione reciproca tra la normativa tecnica sulla de materializzazione delle fatture e dei documenti tributari e la già di per sé complessa normativa fiscale. Da un lato infatti ne deriva una difficoltà di interpretazione della normativa fiscale da parte degli addetti avente estrazione informatica, e dall’altro un’altrettanto difficile interpretazione della normativa tecnica da parte degli addetti aventi estrazione amministrativa. La difficoltà nell’interpretare entrambe le normative, ma soprattutto nel coordinarle correttamente, non va però intesa come deficit di chiarezza nella normativa in sé, ma piuttosto come un indicatore forte della necessità di formare nuove figure professionali, quali ad esempio il responsabile della conservazione, in grado di governare con sicurezza e in modo responsabile i processi di fatturazione elettronica .

I modelli di fatturazione elettronica “normati”

Il quadro normativo di fatto regola diversi modelli di “ fatturazione elettronica ”, dalla semplice trasmissione telematica delle fatture alla fatturazione elettronica in senso proprio. I quattro principali scenari considerati prevedono: (1) l’utilizzo della trasmissione telematica delle fatture, (2) l’adozione della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, (3) la fatturazione elettronica in senso proprio e infine (4) il ricorso a sistemi di scambio documentale basati sull’EDI (Electronic Data Interchange). Li esamineremo ora nel dettaglio.

La trasmissione telematica delle fatture (1

Nel caso di trasmissione telematica delle fatture (o “fatturazione telematica”) la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura avviene utilizzando un canale telematico. Parliamo quindi di fatturazione telematica qualora il mittente trasmetta al destinatario la fattura o le informazioni contenute in fattura tramite un canale elettronico. Resta in questo caso obbligatoria sia da parte dell’emittente che del destinatario la “materializzazione” (stampa su supporto cartaceo) del documento. È necessario infatti stampare i dati che si ricevono creando un documento (cartaceo) che costituirà l’evidenza “legale” del documento stesso, esattamente come la fattura che si riceve via posta. Non è peraltro necessario che l’originale del cliente e la copia fornitore della fatture abbiano lo stesso layout grafico: ciò che è fondamentale è la congruenza dei dati in esse contenuti. Scambiare le fatture via email (o tramite altri canali elettronici) provvedendo alla conservazione della relativa copia cartacea comporta limitati benefici ma nessuna “controindicazione”: questa non è infatti “ fatturazione elettronica ” e quindi non è soggetta agli obblighi previsti dalla normativa.

La conservazione sostitutiva (2)

Per “ conservazione sostitutiva ” si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Tale processo consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità di conservazione “sostitutiva” rispetto alla carta. È qui opportuno ricordare che la Circolare 36 dell’Agenzia delle Entrate ha anche stabilito la possibilità di portare in conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri IVA. La Circolare citata consente, infatti, la creazione di registri sezionali in cui numerare progressivamente fatture che si sono raggruppate secondo adeguati criteri, quali la tipologia di documento fiscalmente rilevante o la tipologia di fornitore/cliente (se italiano o estero). Questo accorgimento permette di gestire alcune “situazioni particolari”, quali ad esempio le autofatture o i protocolli IVA generati per l’acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono dematerializzare. Il passaggio alla conservazione sostitutiva ha implicazioni gestionali più rilevanti rispetto allo scenario precedente. La normativa infatti prevede l’istituzione di una nuova figura professionale: il Responsabile della conservazione sostitutiva. A tale figura è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione nonché il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici e informatici). Il responsabile della conservazione può anche essere una figura esterna all’azienda.

La fatturazione elettronica (3)

Per “fattura elettronica” si intende una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà nel formato originale in modalità sostitutiva alla carta. In sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà conservato sia dall’emittente sia dal ricevente solo ed esclusivamente in formato elettronico. Inoltre perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve necessariamente essere stipulato un accordo tra emittente e destinatario. Le fatture elettroniche devono obbligatoriamente essere conservate in formato digitale. Per le sole fatture elettroniche è richiesta anche la chiusura del processo di conservazione con cadenza almeno quindicinale: il responsabile della conservazione deve cristallizzare l’archivio delle fatture elettroniche emesse e/o ricevute nel periodo, apponendo sull’archivio la propria firma digitale e una marca temporale. Da sottolineare come una volta implementato un sistema di conservazione sostitutiva , se già si dispone dei collegamenti telematici attraverso cui inviare o ricevere fatture telematiche – strutturate o meno – l’implementazione della fatturazione elettronica è un passo molto breve che richiede solo la stipula di un accordo con i destinatari o i mittenti e l’’utilizzo di firma digitale e del riferimento temporale da parte del mittente. Secondo quanto previsto dalla “Circolare del 19/10/2005 n. 45 – Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale Normativa e Contenzioso” al punto 2.6.2 – Fattura inviata con mezzi tradizionali: “La fattura, creata in forma cartacea o elettronica, può essere consegnata o spedita nei modi tradizionali in forma cartacea. … la fattura creata in forma elettronica può essere spedita o consegnata in forma cartacea allorquando manca il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica. In tale caso, trattasi pur sempre di una fattura elettronica in quanto dotata del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. L’invio della fattura mediante un qualsiasi strumento elettronico (es. via e-mail), senza il consenso del cliente, non dà luogo ad una trasmissione elettronica, bensì ad una consegna o spedizione della stessa mediante strumenti elettronici. Ne consegue che la fattura è elettronica solo per l’emittente, se ovviamente emessa in tale formato, mentre è sempre cartacea per il ricevente, ….”

Lo scambio dati via EDI (4)

È infine interessante capire come viene considerato, nel quadro della normativa sulla fatturazione elettronica , l’utilizzo di sistemi EDI, anche alla luce del fatto che molte aziende in Italia hanno già in essere investimenti e infrastrutture di questo tipo e anche perché nel passato una assimilazione acritica tra l’EDI e la fatturazione elettronica ha spesso ingenerato ambiguità e confusione. Le fatture o meglio i dati relativi alle fatture trasmessi attraverso sistemi EDI possono essere considerati fatturazione elettronica anche senza la firma digitale e il riferimento temporale qualora i sistemi attraverso cui i dati vengono trasmessi rispettino la Raccomandazione 94/820/CE, cioè qualora gli stessi sistemi di trasmissione dei dati garantiscano l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. In Italia diversi fornitori di servizi EDI possono garantire queste caratteristiche, per cui è sufficiente verificare che i sistemi del proprio provider rispettino la raccomandazione citata, stipulare un accordo con i clienti/fornitori e iniziare a conservare in maniera sostitutiva le fatture. Come già detto è possibile creare sezionali in cui conservare le fatture elettroniche ricevute o emesse in EDI senza più l’obbligo della materializzazione, continuando a conservare su carta le altre (utilizzando un altro apposito registro sezionale).

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